Wat wij vragen

Opleiding

Hbo

Talen

• Je beheerst Nederlands

Wat wij bieden

Salaris

minimaal € 4.500

Vacaturebeschrijving

Bedrijfsomschrijving

De Gebiedspool Nieuw West is een onderdeel van het gebiedsgericht werken in stadsdeel Nieuw-West en levert expertise en capaciteit voor de uitvoering van gebiedsplannen, uitvoeringsplannen, programma's en projecten in het stadsdeel. De Gebiedspool is een belangrijk onderdeel binnen het gebiedsgericht werken en maakt de realisatie van de gebiedsplannen mogelijk door inhoudelijke - en stadsdeelexpertise te leveren ter ondersteuning van gebiedsmanagers en uitvoerende afdelingen.

Daarnaast beschikt de Gebiedspool over ambtelijk opdrachtgevers die programma's en projecten aansturen die het gebied overstijgen of door meerdere gebieden heen lopen. In de gebiedspool vinden werkzaamheden plaats op het gebied van welzijn, participatie, jeugd, onderwijs, accountmanagement bedrijven en kunst en cultuur in de buurten. Ook zijn bij de Gebiedspool een aantal uitvoerende voorzieningen ondergebracht.

De Gebiedspool bestaat uit 3 teams en heeft ongeveer 60 vaste formatieplaatsen. Eén van de teams is GPMO (het Gebiedspool Management Office). Het GPMO zorgt voor een vlotte en accurate bedrijfsvoering van de Gebiedspool Nieuw-West. Hierbij kan je denken aan secretariële ondersteuning van gebiedspoolmanager, Ambtelijk Opdrachtgever, Teamleiders en Programmamanagers, de gehele informatievoorziening van ruimtelijke en sociale projecten (middels het Digitale Werkplan en andere digitale tools), de financiële ondersteuning, externe inhuur en rapportage voor de P&C-cyclus van de gebiedspool en het organiseren en faciliteren van sociale en bestuurlijke events.

Werklocatie: Plein 40-45, 1, 1064SW, AMSTERDAM

In de functie van Projectmedewerker Capaciteit en Financiën Gebiedspool Nieuw-West liggen de verantwoordelijkheden op zowel financieel administratief vlak als op administratieve ondersteuning binnen het Werving en Selectie (Capaciteit) proces voor de Gebiedspool. Als Projectmedewerker Capaciteit en Financiën kom je te werken binnen het team Gebiedspool Management Office (GPMO) van de Gebiedspool bij Stadseel Nieuw West. Tevens kun je gevraagd worden om ondersteuning te bieden bij de financiële administratie van andere projecten en programma's die binnen de gebiedspool lopen. In deze functie werk je nauw samen met je collega's binnen het team GPMO en heb je veelvuldig contact met de verschillende stake-holders (besteller, leverancier, budgethouder).

Daarnaast ondersteun je de Senior Adviseur Markt & Capaciteit, en draag je bij aan de procesbegeleiding, financiering & budgetbeheer en archivering omtrent de personele capaciteit binnen de Gebiedspool Nieuw-West. Deze functie vraagt een flexibele inzet. Je legt verantwoordelijkheid af aan de teammanager GPMO.

Personeelsadministratie:

• De capaciteitsaanvragen in Mijn-W&S indienen van vaste & tijdelijke contracten, externe inhuur en stagiaires;
• Meewerken aan het wervings- & selectieproces;
• Kandidaten uitnodigen op gesprek;
• Administratieve verzorging en archivering van contracten, VOG's en geheimhoudingsverklaringen, of andere documenten en contact met Inkoop Bedrijfsvoering hierover;
• Bijhouden van het personeelsoverzicht en digitale dossiers.

Financiële taken:

• Het aanmaken/wijzigen/afsluiten van inkooporders o.b.v. Offertes waarbij je controleert of de offerte aan de gestelde eisen voldoet, schakelt hierover met de besteller, en stuurt en archiveert de opdrachtbevestigingen uit naar de leveranciers;
• Het controleren en indien nodig, laten wijzigen van coderingen van facturen;
• Het verwerken van facturen met de rol van Prestatieverklaarder waarbij je bewijsstukken opvraagt, deze controleert op de gestelde eisen, toevoegt en goedkeurt;
• Overzicht en inzicht houden van de openstaande inkooporders, facturatie, transitorische posten en voldoen aan de gestelde termijnen voor verwerking;
• Uitzoekwerk omtrent facturen in omloop voor zowel intern al extern;
• Opmaken van memorialen, interne verrekeningen, betaalopdrachten en declaraties;
• Overleg en samenwerking met de financiële collega's van GPMO-NW;
• Het opstellen van financiële / personele rapportages;
• Contact houden met de Senior Adviseur Financiën/F-desk, waaronder o.a. Verstoringen in AFS (Amsterdams Financieel Systeem), memoriaalboekingen, het laten afsluiten van inkooporders en het aanmaken en wijzigen van nieuwe en bestaande leveranciers;
• Eindejaar werkzaamheden jaarrekening Gebiedspool NW/Amsterdam

Voor deze functie Projectmedewerker Capaciteit en Financiën Gebiedspool Nieuw-West beschik je over:

• EIS: Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau;
• EIS: Je beschikt over minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• EIS: Je beschikt over gedegen kennis en affiniteit met administratieffinanciële personele processen binnen een gemeentelijke instelling;
• WENS: Je hebt ervaring met het systeem AFS (Amsterdams Financieel Systeem);
• WENS: Je bezit kennis en ervaring met MS Office (Excel, Word, Outlook);
• WENS: Je hebt ervaring binnen de gemeente Amsterdam, bij voorkeur binnen een stadsdeel.

• Een parttime/fulltime baan van 28-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3317,- en maximaal € 4572,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract van een half jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

De vacature is in beheer bij Kevin, voor vragen kun je mailen naar k.vanzwol@olympia.nl

Salarisomschrijving

4500